HOẠT ĐỘNG PHÁP LÝ (LEGAL OPERATIONS) LÀ GÌ VÀ 12 CHỨC NĂNG CỐT LÕI CỦA HOẠT ĐỘNG PHÁP LÝ*

*Legal Operations ở đây là bộ phận, nhóm hay nhân viên đảm nhận chức năng Vận hành Pháp lý trong một Doanh nghiệp. Một cách hiểu khác, đây là hoạt động Vận hành Pháp lý trong Doanh nghiệp. Bộ phận Vận hành này chủ yếu được cơ cấu trong phòng Pháp lý.

Hoạt động Pháp lý là hoạt động cung cấp kiến thức chuyên môn về lập kế hoạch chiến lược, quản lý tài chính, quản lý dự án và danh mục đầu tư công nghệ cho phép các chuyên gia pháp lý tập trung tư vấn pháp lý. Với nền tảng về tài chính, marketing, phân tích dữ liệu, học tập và phát triển, v.v., các chuyên gia pháp lý sẽ làm việc với ban lãnh đạo để xác định các khoản đầu tư chiến lược nhằm xây dựng năng lực cho doanh nghiệp. Khả năng của Hoạt động Pháp lý cho phép doanh nghiệp quản lý rủi ro về pháp lý hiệu quả hơn, giám sát việc tuân thủ, kết hợp các công cụ công nghệ phù hợp và mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp bằng cách đẩy mạnh hoạt động kinh doanh. Một nhóm Hoạt động Pháp lý chủ động có thể dự đoán và lập kế hoạch cho những thách thức trước khi xảy ra.

Theo Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), tạm dịch là Hiệp hội Doanh nghiệp về Hoạt động Pháp lý (CLOC), Hiệp hội đã liệt kê 12 chức năng cốt lõi mà Hoạt động Pháp lý cần có:

1. Trí tuệ Doanh nghiệp (“Business Intelligence”)

Đưa ra quyết định tốt hơn thông qua dữ liệu.

Thực tế: Các bộ phận nội bộ ngày nay thường sử dụng tối thiểu dữ liệu và chỉ số. Họ có thể gặp khó khăn trong việc truy cập hoặc xác định đúng dữ liệu và thiếu văn hóa hoặc công cụ để sử dụng phân tích một cách nhất quán.

Mong muốn: Quản lý và hướng dẫn doanh nghiệp của bạn thông qua dữ liệu chứ không phải trực giác. Khám phá các xu hướng tiềm ẩn, tìm kiếm hiệu quả mới và tập trung nhóm của bạn vào các kết quả rõ ràng và có thể đo lường được để tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp.

• Xác định dữ liệu phù hợp để thu thập và giám sát

• Thiết kế và triển khai các số liệu và bảng điều khiển

• Tạo trường dữ liệu và thực hiện phân tích nâng cao

• Phát hiện các mẫu và xác định các cơ hội tiềm ẩn

• Cải thiện cả kết quả ngắn hạn và dài hạn thông qua phân tích dữ liệu

• Quản lý Tài chính (“Financial Management”)

Tối đa hóa nguồn lực thông qua quản lý tài chính hợp lý.

Thực tế: Các bộ phận nội bộ có thể hoạt động với rất ít sự rõ ràng hoặc khả năng dự đoán trong việc lập ngân sách của mình. Điều này có thể dẫn đến những thiếu hụt bất ngờ, căng thẳng với doanh nghiệp và thiếu bối cảnh khi đưa ra quyết định đầu tư.

Mong muốn: Phát triển một cách tiếp cận mạnh mẽ và bền vững để quản lý tài chính. Sử dụng tài nguyên một cách có trách nhiệm và giúp mọi người trong nhóm hiểu cách chi tiêu cùng kết nối với kết quả.

• Phát triển, quản lý và thông báo ngân sách của bạn

• Mang lại khả năng dự đoán và nhất quán hơn cho việc lập ngân sách và lập kế hoạch tài chính của bạn

• Phát hiện các cơ hội mới để tiết kiệm và hiệu quả

• Quản lý eBilling của bạn một cách chính xác và hiệu quả

• Thiết kế quy trình cộng gộp và dự báo phù hợp với nhóm của bạn

• Cải thiện giao tiếp và tuân thủ với bộ phận tài chính doanh nghiệp của bạn

• Quản lý Công ty & Nhà cung cấp

Phát triển các mối quan hệ Công ty và Nhà cung cấp mang lại giá trị.

Thực tế: Ngày nay, các công ty và nhà cung cấp thường được lựa chọn vì lý do chiến thuật hoặc do mối quan hệ cá nhân. Thiếu các lựa chọn thay thế rõ ràng, các nhóm nội bộ có thể mặc định sử dụng các mô hình định giá và nhân sự truyền thống, điều này có thể mang lại ít trách nhiệm và giá trị hơn.

Mong muốn: Tạo, duy trì và củng cố các mối quan hệ với công ty và nhà cung cấp để hỗ trợ nhu cầu kinh doanh của bạn. Mang lại tài năng và chuyên môn bổ sung cho khả năng của chính phòng Pháp lý. Xác định các điều khoản linh hoạt, công bằng để cải thiện tính minh bạch và giá trị phần thưởng cũng như sự đổi mới.

• Thiết kế RFP (Request for Proposal – Gói thầu) công bằng, hiệu quả phản ánh nhu cầu kinh doanh của phòng ban

• Đàm phán tỷ lệ và các mô hình định giá tạo ra các khuyến khích tích cực

• Cải thiện tính minh bạch và trách nhiệm giải trình thông qua đánh giá cơ cấu doanh nghiệp

• Khám phá những cơ hội mới để kết nối và liên kết

• Tránh xung đột và các vấn đề đạo đức bằng cách thực hiện thẩm định đối với các nhà cung cấp tiềm năng

• Tiếp cận các nhà cung cấp và công ty mới một cách nhanh chóng và hiệu quả

• Quản trị Thông tin (“Information Governance”)

Thiết kế các chính sách thông tin phù hợp với doanh nghiệp của bạn và giảm thiểu rủi ro.

Thực tế: Trong nhiều trường hợp, các phòng ban nội bộ sẽ có rất ít hoặc không có cấu trúc nào trong việc quản trị thông tin của mình. Họ quản lý điều này một cách lỏng lẻo, nếu có, gây khó khăn cho việc tiếp cận thông tin phù hợp và khiến công ty gặp rủi ro có thể xảy ra.

Mong muốn: Xác định và thực hiện các hướng dẫn rõ ràng, toàn diện để chia sẻ và lưu giữ thông tin. Hỗ trợ nhóm của bạn và cắt giảm rủi ro bằng cách xác định những tài liệu kỹ thuật số và tài liệu vật lý nào cần được lưu giữ để duy trì sự tuân thủ các tiêu chuẩn và mệnh lệnh pháp lý của công ty bạn.

• Tạo ra các chính sách rõ ràng và có tổ chức, không sử dụng những từ ngữ pháp luật phức tạp, để giảm thiểu rủi ro của doanh nghiệp

• Xây dựng chiến lược truyền thông và/hoặc kế hoạch thực hiện để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức được các thủ tục và chính sách

• Quản lý và giám sát quyền truy cập vào tất cả các thông tin nhạy cảm, bí mật và bị hạn chế

• Tạo chính sách thông tin hiện đại bao gồm các tài liệu vật lý cũng như tài liệu kỹ thuật số được lưu trữ tại chỗ và trên đám mây

• Đảm bảo an ninh phù hợp cho hồ sơ và thông tin của công ty

• Quản trị Kiến thức (“Knowledge Management”)

Khai thác kiến thức và khả năng của toàn bộ doanh nghiệp của bạn.

Thực tế: Ngày nay, các phòng ban thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và lưu giữ kiến thức cũng như các phương pháp hay nhất. Hầu hết dựa vào “kiến thức nội bộ” không có cấu trúc, không thể mở rộng quy mô khi nhóm phát triển hoặc thay đổi, buộc phải làm lại tốn kém.

Mong muốn: Tiết kiệm thời gian của nhóm và cải thiện kết quả bằng cách giúp tìm câu trả lời và các phương pháp hay nhất dễ dàng hơn. Nuôi dưỡng văn hóa chia sẻ, hỗ trợ lẫn nhau và tài liệu trong toàn tổ chức.

• Tạo điều kiện thuận lợi cho các trung tâm tri thức và trung tâm ảnh hưởng trong toàn tổ chức

• Đảm bảo phản hồi nhất quán về các chủ đề và vấn đề

• Thiết kế trải nghiệm mạng nội bộ giúp chia sẻ và tìm kiếm các phương pháp hay nhất dễ dàng hơn nhiều

• Khuyến khích các thành viên trong nhóm ghi lại và chia sẻ công việc của họ theo các mẫu và định dạng tiêu chuẩn

• Bảo vệ chống mất mát kiến thức có giá trị do sự ra đi của nhân viên và thay đổi vai trò

• Tối ưu hóa Doanh nghiệp & Sức khỏe (“Organization Optimization & Health”)

Xây dựng đội ngũ hiệu quả và năng động.

Thực tế: Thông thường các nhóm nội bộ được tập hợp mà không có tầm nhìn tổng thể rõ ràng, nghĩa là họ có thể tuyển dụng theo nhu cầu ngắn hạn hơn là phù hợp tổng thể và hiệu quả lâu dài. Trong nhiều trường hợp, các khía cạnh quan trọng trong trải nghiệm của nhân viên, chẳng hạn như lập kế hoạch nghề nghiệp, phát triển kỹ năng và sự hài lòng trong công việc ngày nay bị bỏ qua.

Mong muốn: Thiết kế và hỗ trợ các nhóm cân bằng, có định hướng và có tác động cao. Tuyển dụng con người để phù hợp với nhóm và mang lại sự kết hợp đa dạng, bổ sung cho nhau giữa các kỹ năng và quan điểm. Xác định các nhà lãnh đạo tiềm năng và khuyến khích sự nghiệp đầy hứa hẹn thông qua cố vấn và hỗ trợ có mục tiêu. Giúp nuôi dưỡng một nền văn hóa tích cực và gắn kết thông qua các hoạt động bên ngoài và phát triển kỹ năng.

• Mang lại tầm nhìn tổng thể mạnh mẽ cho nhóm của bạn và kế hoạch nhân sự của bạn

• Thiết kế một quy trình tuyển dụng khách quan, công bằng và dẫn đến một nhóm đa dạng và hiệu quả

• Khuyến khích nhân viên giỏi nhất của bạn thông qua các chương trình thăng chức, bổ nhiệm và cơ hội đặc biệt

• Hỗ trợ sức khỏe của nhóm bạn bằng cách tập trung vào các sáng kiến cân bằng giữa công việc/cuộc sống và sức khỏe tinh thần

• Tạo nguồn nhân tài bằng cách đầu tư vào các chương trình cố vấn, thực tập và lập kế hoạch kế nhiệm

7. Thực hành các Hoạt động (“Practice Operations”)

Giải phóng các nhóm pháp lý của bạn thông qua các hoạt động thực hành tập trung.

Thực tế: Tại nhiều bộ phận nội bộ, luật sư thường đảm nhận nhiều nhiệm vụ không cần thiết và cuối cùng xử lý các công việc không yêu cầu bằng cấp luật. Các nhiệm vụ thường không được giao một cách chiến lược hoặc có tính đến chuyên môn. Điều này làm tăng thêm chi phí và giảm khả năng đóng góp của họ ở nơi khác.

Mong muốn: Cho phép luật sư của bạn hành nghề luật và giảm thiểu mức độ họ bị phân tâm bởi các nhiệm vụ và dự án hoạt động. Tạo các nhóm linh hoạt, hiệu quả được đào tạo và có kinh nghiệm trong thực tế các hoạt động cụ thể như Tìm kiếm Luật, quản lý hợp đồng, quản lý IP, v.v. .

• Giảm chi phí bằng cách cho phép các nhóm pháp lý tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao nhất

• Hiểu những thách thức và nhu cầu hiện tại để xác định các cơ hội hợp lý hóa sự kém hiệu quả

• Tạo ra kết quả tốt hơn và chất lượng cao hơn thông qua chuyên môn hóa

• Mang lại tốc độ và hiệu quả hơn cho đầu ra pháp lý tổng thể

8. Quản lý Dự án/Chương trình (“Project/Program Management”)

Khởi động và hỗ trợ các chương trình và sáng kiến đặc biệt.

Thực tế: Hầu hết các bộ phận pháp chế của doanh nghiệp đều thiếu kinh nghiệm và kỹ năng quản lý chương trình chuyên biệt, khiến họ khó triển khai các sáng kiến hiệu quả trên quy mô lớn.

Mong muốn: Thiết kế, triển khai và lãnh đạo các sáng kiến ​​hoạt động hiệu quả cho toàn bộ phận và toàn công ty. Đảm nhận các dự án đặc biệt phức tạp mà không mất tập trung hoặc hiệu quả ở nơi khác.

• Phân loại nhóm Nhân viên của bạn với các chuyên gia được đào tạo – không phải với luật sư

• Thiết kế các nỗ lực quản lý thay đổi để sử dụng tốt nhất con người và tài nguyên của bạn

• Tham gia và giao tiếp với các bên liên quan trong toàn công ty

• Tuân thủ các sáng kiến của công ty mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc khối lượng công việc đang thực hiện

9. Mô hình Cung cấp Dịch vụ (“Service Delivery Models”)

Kết hợp đúng công việc với đúng tài nguyên.

Thực tế: Ngày nay, các bộ phận nội bộ thường phân công công việc một cách bừa bãi, gửi nó cho một công ty hoặc nhà cung cấp “mặc định”. Điều này có thể dẫn đến tăng chi phí và giảm tốc độ và chất lượng.

Mong muốn: Tạo một hệ sinh thái bổ sung gồm các nhà cung cấp, kết nối chặt chẽ với nhau và với doanh nghiệp của bạn. Chia công việc theo trường hợp của bạn thành từng phần và theo dõi từng thành phần cho nhà cung cấp phù hợp nhất để mang lại kết quả mong muốn với chi phí tốt nhất.

• Xác định và cấu trúc mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ được quản lý và LPO (“Local Purchase Order”-Đặt hàng địa phương”)

• Phân tách các dự án lớn hơn thành các yếu tố riêng biệt nhưng được kết nối

• Khai thác kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm tốt nhất của cả nhóm nội bộ và hệ sinh thái các nhà cung cấp dịch vụ pháp lý của bạn

• Giảm bớt sự phụ thuộc của bạn vào sự hỗ trợ của công ty luật có chi phí cao và không phù hợp

• Đổi mới các giải pháp mới bằng cách sử dụng công nghệ để kết nối các nhà cung cấp dịch vụ đa dạng

10. Lập Kế hoạch Chiến lược (“Strategic Planning”)

Đặt mục tiêu chiến lược quan trọng.

Thực tế: Nhiều nhóm nội bộ hoàn toàn mang tính ngắn hạn và phản ứng trong việc lập kế hoạch của họ, được hướng dẫn bởi công việc sắp tới hơn là các ưu tiên chiến lược lớn hơn.

Mong muốn: Đặt mục tiêu và ưu tiên chiến lược phục vụ nhu cầu của bộ phận của bạn và toàn bộ hoạt động kinh doanh. Mang lại một viễn cảnh dài hạn, toàn diện cho việc lập kế hoạch kinh doanh của bạn đồng thời đảm bảo sự phù hợp với các mệnh lệnh của công ty.

• Kết nối các hành động ngắn hạn và trung hạn với các ưu tiên dài hạn

• Giúp các nhóm của bạn hiểu được bức tranh toàn cảnh hơn bằng cách tạo ra một khuôn khổ chiến lược được chia sẻ

• Phù hợp với các ưu tiên và định hướng tổng thể của công ty

• Đảm bảo sự liên kết chặt chẽ với nhu cầu của các bên liên quan trong kinh doanh

• Kết hợp các giá trị của nhóm và công ty vào các mục tiêu và quá trình thực hiện của bạn

11. Công nghệ (“Technology”)

Đổi mới, tự động hóa và giải quyết các vấn đề với công nghệ.

Thực tế: Các phòng ban thường dựa vào thủ công, mất thời gian và rời rạc. Họ có thể thiếu tầm nhìn công nghệ tổng thể và đang triển khai các ứng dụng tốn kém nhưng ít được sử dụng và bị ngắt kết nối khỏi quy trình làm việc của nhóm.

Mong muốn: Tạo một tầm nhìn công nghệ rõ ràng đáp ứng mọi nhu cầu của tổ chức bạn. Tự động hóa các quy trình thủ công, số hóa các tác vụ vật lý, đồng thời cải thiện tốc độ và chất lượng thông qua việc triển khai chiến lược các giải pháp công nghệ.

• Tạo và triển khai lộ trình công nghệ dài hạn

• Kết hợp các công cụ được kết nối để lập hóa đơn điện tử, quản lý vấn đề, quản lý liên hệ, quản lý IP, chữ ký điện tử, v.v.

• Tự động hóa các quy trình thủ công lặp đi lặp lại hoặc tốn thời gian

• Xác định nơi để xây dựng và nơi để mua

• Đánh giá các nhà cung cấp, nhà cung cấp và giải pháp mới

• Đánh giá khả năng công nghệ mới nổi và kết hợp vào kế hoạch chiến lược dài hạn của bạn

• Cấu trúc mối quan hệ đối tác hiệu quả với nhóm CNTT của công ty bạn

12. Đào tạo & Phát triển (“Training & Development”)

Hỗ trợ nhóm của bạn với đào tạo chuyên nghiệp có mục tiêu.

Thực tế: Nhiều nhóm làm rất ít để thu hút nhân viên mới, bỏ lỡ cơ hội kích hoạt và thu hút các thành viên mới trong nhóm. Và khi đã tham gia, các bộ phận thường cung cấp các cơ hội đào tạo rời rạc hoặc tệ hơn là dựa vào đội ngũ nhân sự của họ để đảm nhận việc đào tạo và phát triển.

Mong muốn: Giúp đồng đội của bạn làm việc hiệu quả, tuân thủ và tràn đầy năng lượng bằng cách thiết kế chương trình đào tạo có mục tiêu chất lượng cao. Thiết kế một trải nghiệm tuyển dụng mới hấp dẫn để trang bị cho những nhân viên mới nhất của bạn thành công. Quản lý các yêu cầu CLE (“Continuing legal education”) trong toàn nhóm để đảm bảo tuân thủ và giúp xây dựng kỹ năng trong các lĩnh vực mới nổi quan trọng.

• Thiết kế và triển khai trải nghiệm tuyển mới

• Nuôi dưỡng ý thức mạnh mẽ về văn hóa thông qua các khóa đào tạo liên tục

• Theo dõi và hỗ trợ các yêu cầu CLE trong toàn nhóm

• Thực hiện các chương trình chứng nhận giúp nhân viên xây dựng sự nghiệp và khả năng của họ

• Xây dựng kỹ năng và kiến thức trong các lĩnh vực mới nổi có giá trị cao

Nguồn: https://cloc.org/what-is-legal-operations/#competenciestable