10 Tiêu chí KPI đối với Quản trị Hợp đồng

Giới thiệu

Mặc dù người quản lý hợp đồng có thể quản lý bằng cách sử dụng bảng tính Excel, thư mục chung như SharePoint, email, văn bản file cứng hay các giải pháp quản lý vòng đời hợp đồng chuyên nghiệp (contract lifecycle management - CLM), một số loại quy trình nhất định sẽ được tuân theo để quản lý hợp đồng. Quy trình này có thể không nhất quán và có thể khác nhau trong đối với từng cá nhân quản lý trong mỗi doanh nghiệp.

Thực tế là một số bước đang được tuân theo (dù không nhất quán hoặc ad hoc), dữ liệu được tạo ra để tạo ra các chỉ số đánh giá hiệu quả quản lý hợp đồng (key performance indicators - KPI) có thể được sử dụng để đánh giá chuẩn và cuối cùng là tối ưu hóa các quy trình CLM. Cho dù đó là khoảng thời gian giữa các bước nhất định trong quy trình, đạt được các mốc quan trọng nhất định trong quy trình hay không đạt được kết quả mong muốn nhất định trong quy trình, tất cả những điều này đều có thể được chuyển thành KPI có thể được sử dụng để quản lý và cuối cùng là cải thiện hiệu suất hợp đồng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về 10 Tiêu chí KPI phổ biến được nhiều người quản lý hợp đồng sử dụng để đo lường cũng như tối ưu hóa các quy trình của mình.

10 Tiêu chí KPI phổ biến

1. Tổng số ngày/thời gian trung bình trong vòng đời Hợp đồng

Ngay từ cuộc họp đầu tiên cho đến khi hợp đồng được thực hiện, tổng số ngày có thể khác nhau tùy theo ngành, loại hợp đồng và tình huống khách hàng hoặc nhà cung cấp đặc biệt. Tất cả các doanh nghiệp cần xác định khung thời gian có thể chấp nhận được từ khi bắt đầu hợp đồng đến khi ký kết không chỉ đối với các loại hợp đồng khác nhau mà còn đối với các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Có thể không thích hợp để quản lý một dự án hợp đồng tập trung vào M&A theo tiêu chuẩn giống như một dự án khác tập trung vào bằng sáng chế. Bằng cách đo lượng thời gian trung bình cần thiết để tạo một hợp đồng được thực hiện từ đầu đến cuối, và do đó tạo ra các điểm chuẩn theo loại hợp đồng, bên mua so với bên bán, bộ phận trong công ty hoặc bất kỳ phân loại hữu ích nào khác, từ đó sẽ có tiêu chuẩn để tối ưu hóa các quy trình quản lý hợp đồng nhằm giảm tổng thời gian cần thiết để tạo ra một hợp đồng được thực hiện.

2. Thời gian trung bình để đạt được và thực hiện từng mốc Hợp đồng

Một phương pháp hay nhất và quan trọng nhất để quản lý vòng đời hợp đồng là thiết lập một tập hợp các mốc quan trọng trong quy trình quản lý. Trong đó có một bước có thể là soạn thảo hợp đồng ban đầu, Các bước khác có thể bao gồm một loạt phê duyệt nội bộ, bước khác nữa có thể là đàm phán và điều chỉnh lại với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Nhưng cuối cùng cần xác định những cột mốc này cho doanh nghiệp (và có thể khác nhau tùy theo loại hợp đồng) sau đó đo thời gian trung bình cần thiết để đạt được từng mốc trong quy trình CLM tổng thể.

3. Số mốc Hợp đồng bị bỏ lỡ

Khi các mốc quan trọng cho từng bước trong quy trình ký kết hợp đồng đã được xác định và thời gian trung bình cần thiết để đạt được và hoàn thành từng bước đã được đánh giá chuẩn, thì người quản lý hợp đồng có thể bắt đầu theo dõi tần suất mỗi cột mốc này bị bỏ lỡ theo từng loại hợp đồng, theo bộ phận hoặc phòng ban hoặc theo cá nhân để xác định nơi đang xảy ra tắc nghẽn trong quy trình của mình. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất để tối ưu hóa chính quy trình CLM, cũng như để giáo dục và thúc đẩy các cá nhân và bộ phận tham gia vào quy trình ký kết hợp đồng tuân thủ các tiêu chuẩn mong muốn để hoàn thành từng bước quy định.

4. Thời gian trung bình cần thiết để phê duyệt Hợp đồng tổng thể

Trong số tất cả các cột mốc quan trọng tồn tại và cần được đánh giá chuẩn trong quy trình ký kết hợp đồng, cột mốc mà các doanh nghiệp thường đổ mồ hôi nhiều nhất, cột mốc mà cuối cùng kết thúc quy trình, đó chính là sự phê duyệt hay còn gọi là chấp thuận. Trong bất kỳ vòng đời hợp đồng nào, hợp đồng đều đạt đến giai đoạn cần được phê duyệt. Đôi khi chỉ có một cá nhân duy nhất chịu trách nhiệm phê duyệt hợp đồng. Vào những thời điểm khác, nhiều cá nhân được yêu cầu, với một số người trong số họ chỉ tập trung vào việc phê duyệt một số phần của hợp đồng.

Nhưng bất kể như thế nào, luôn có một giai đoạn phê duyệt đối với hợp đồng, trong đó các cá nhân có thẩm quyền cần thiết sẽ ký kết hợp đồng hoặc các phần của hợp đồng. Vì vậy, điều quan trọng là phải xác định trong quy trình các điểm mà quy trình phê duyệt bắt đầu và kết thúc, đồng thời đánh giá lượng thời gian trung bình giữa hai quy trình.

5. Thời gian trung bình cần thiết cho các bước phê duyệt (từng) Hợp đồng nội bộ và bên ngoài

Phụ thuộc vào thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành toàn bộ quy trình phê duyệt hợp đồng sẽ xác định thời gian trung bình cần thiết riêng biệt cho các bộ phận/cá nhân bên trong và bên ngoài (khách hàng/nhà cung cấp) để phê duyệt hợp đồng. Ví dụ người quản lý hợp đồng có thể thấy rằng đối với một loại hợp đồng nhất định, khách hàng phê duyệt rất nhanh nhưng một bộ phận nhất định trong doanh nghiệp lại mất một khoảng thời gian bất thường để phê duyệt. Ngược lại, đối với một loại hợp đồng khác, có thể phát hiện ra rằng các nhà cung cấp mất rất nhiều thời gian để phê duyệt, nhưng hợp đồng sẽ chuyển nhanh chóng qua doanh nghiệp của mình sau khi xong xuôi. Được trang bị thông tin này, chúng ta sẽ giúp tối ưu hóa quy trình của mình để tăng hiệu quả.

6. Tần suất sai lệch so với điều khoản Hợp đồng được phê duyệt trước

Sử dụng tư vấn từ nhóm pháp lý, người quản lý hợp đồng thường tận dụng các điều khoản hợp đồng phù hợp nhất và được phê duyệt trước để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, tất cả công việc tạo ra các điều khoản được phê duyệt trước này đều bị ném ra ngoài cửa sổ khi một nhân viên cố ý hoặc vô ý không đưa vào điều khoản thích hợp hoặc sửa đổi một điều khoản vượt quá phạm vi chấp nhận được. Để giữ cho doanh nghiệp tiếp xúc với rủi ro hợp đồng trong phạm vi có thể chấp nhận được, chúng ta sẽ cần theo dõi số lượng các trường hợp xảy ra sai lệch so với các điều khoản và phạm vi được phê duyệt trước.

Khi làm điều này, chúng ta có thể phát hiện ra một số loại hợp đồng, bộ phận hoặc cá nhân đang gây ra những sai lệch này hoặc một số điều khoản thường xuyên bị sửa đổi.

Khám phá một trong hai loại thông tin này có thể hữu ích để sửa đổi vĩnh viễn điều khoản chuẩn hoặc đào tạo một số cá nhân hoặc phòng ban về lý do tôn trọng điều khoản chuẩn.

7. Tỷ lệ gia hạn Hợp đồng không thành công

Tất cả chúng ta đều đã biết chi phí để giữ chân một khách hàng hiện tại chỉ bằng một phần nhỏ so với việc tạo ra một khách hàng mới. Quản lý vòng đời hợp đồng hiệu quả có thể hỗ trợ các công ty gia hạn và giữ chân khách hàng của mình.

Cho dù hợp đồng là không có thời hạn và không yêu cầu nỗ lực chủ động để gia hạn hoặc yêu cầu chữ ký mới vào cuối mỗi điều khoản, chúng ta sẽ muốn theo dõi ngày hết hạn và có khả năng tương tác tốt với khách hàng trước những ngày đó để đảm bảo hợp đồng gia hạn thành công. Vì vậy, theo dõi tỷ lệ phần trăm hợp đồng khách hàng không được gia hạn là một số liệu quan trọng đối với bất kỳ nhà quản lý nào về vòng đời hợp đồng.

Trong một số ngành, hoặc với một số loại sản phẩm hoặc dịch vụ, chúng ta có thể kỳ vọng rằng một tỷ lệ hợp đồng nhất định sẽ hết hạn mà không được gia hạn. Tuy nhiên, tỷ lệ phần trăm đó có một ngưỡng và chúng ta cần xác định ngưỡng đó cũng như có khả năng thực hiện hành động khắc phục khi công ty của mình vượt quá ngưỡng đó.

8. Số Hợp đồng được thực hiện không đúng cách

Tùy thuộc vào từng ngành, doanh nghiệp chúng ta có thể phải tuân theo các biện pháp kiểm soát hoặc tuân thủ bổ sung đối với việc ủy quyền hợp đồng và thu thập chữ ký phù hợp. Trong trường hợp gấp rút đáp ứng thời hạn nghiêm ngặt bên trong hoặc bên ngoài, người quản lý hợp đồng có thể chọn giải quyết các thủ tục hoặc các bước đó sau đó. Khi cái “sau” đó không bao giờ đến, vấn đề có thể nảy sinh. Việc thực hiện không đúng bất kỳ hợp đồng nào sẽ làm suy yếu sự tuân thủ trong doanh nghiệp của chúng ta có thể gây lãng phí ngân sách và tạo ra các kết quả không mong muốn khác.

Như đã đề cập trước đó, phương pháp hay nhất để quản lý vòng đời hợp đồng hiệu quả là thiết lập một tập hợp các cột mốc hoặc các bước tồn tại trong quy trình ký kết hợp đồng. Một số cột mốc trong số đó có thể được yêu cầu, một số có thể là tùy chọn và một số có thể có các bước phụ bên trong cũng có thể được yêu cầu. Vì vậy, thiết lập một danh sách kiểm tra trong toàn bộ quy trình về tất cả các bước bắt buộc phải thực hiện để thực hiện từng loại hợp đồng sẽ là bước đầu tiên, tiếp theo là theo dõi tần suất bất kỳ bước nào trong số đó bị bỏ qua trong quá trình ký kết hợp đồng.

Bằng cách này, chúng ta không chỉ có thể xác định các hợp đồng có rủi ro tồn tại mà còn có thể xác định các bước không cần thiết hoặc các cá nhân hoặc bộ phận cụ thể thường xuyên không đáp ứng các yêu cầu của quá trình ký hợp đồng. Trong bất kỳ trường hợp nào trong số này, cơ hội tối ưu hóa các quy trình CLM đều có thể được xác định.

9. Tỷ lệ Hợp đồng được thực hiện bằng chữ ký điện tử

Vì công nghệ chữ ký điện tử đã trở thành một phương pháp chủ đạo để đẩy nhanh quá trình thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp cần theo dõi tỷ lệ hợp đồng được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử. Do khả năng của chữ ký điện tử trong việc giảm đáng kể thời gian cần thiết để ký hợp đồng nên có thể giảm tổng thời gian cần thiết để thực hiện hợp đồng cũng như lượng thời gian cần thiết để phê duyệt hợp đồng mà cả hai đã thảo luận trước đó.

Ví dụ: trước khi triển khai chữ ký điện tử cho tất cả các hợp đồng vào năm 2016, Chính phủ Bang Hawaii yêu cầu 4 đến 12 ngày để ký một tài liệu của bang. Với việc sử dụng các công nghệ chữ ký điện tử, họ đã giảm thời gian đó xuống còn từ 129 đến 181 phút! Vì vậy, ngoài việc theo dõi lượng thời gian cần thiết để phê duyệt hợp đồng, hãy theo dõi tỷ lệ hợp đồng mà chúng ta thực hiện bằng công nghệ chữ ký điện tử, vì cái này sẽ có tác động trực tiếp đến cái kia.

10. Chỉ số Nội bộ về Định tính hoặc Định lượng

Thường có những yêu cầu hoặc chỉ tiêu cụ thể của ngành hoặc doanh nghiệp được phản ánh trong hợp đồng. Những điều này có thể bao gồm các yêu cầu tuân thủ, sáng kiến hàng năm hoặc nhiệm vụ duy trì trạng thái nhà cung cấp ưu tiên từ một tập đoàn lớn hoặc cơ quan chính phủ, v.v. Nếu những yêu cầu này áp dụng cho doanh nghiệp, chúng ta sẽ muốn thiết lập các tiêu chuẩn nội bộ để luôn dẫn đầu.

Làm cho các chỉ số định tính hoặc định lượng này dễ thấy hơn đối với người quản lý hợp đồng để họ có thể tập trung vào việc cải thiện điểm chuẩn của doanh nghiệp. Trình bày các số liệu thích hợp trong bảng điều khiển được người quản lý hợp đồng sử dụng, đặt lời nhắc tự động về các đánh giá sắp tới cho các số liệu đó và kết hợp thời gian chuẩn bị để xem xét các số liệu đó trong vòng đời hợp đồng tổng thể là một số chiến lược để liên tục cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp chúng ta.

Kết luận

Đây chỉ là 10 trong số các KPI phổ biến nhất có thể được áp dụng phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp. Chắc chắn còn nhiều chỉ tiêu khác nữa tồn tại khi chúng ta đo lường các mốc quan trọng, các bước trong quá trình thực hiện, khung thời gian và các mục tiêu đạt được hoặc không đạt được trong quy trình quản lý vòng đời hợp đồng. Bằng cách tập trung vào những điều này, cũng như các KPI cụ thể của doanh nghiệp, phân tích chúng để khám phá các xu hướng và thực hiện các bước để tối ưu hóa hiệu suất của mình, chúng ta sẽ giúp hợp lý hóa quy trình CLM để tăng doanh thu và giảm chi phí hoạt động, cũng như giảm thiểu rủi ro hợp đồng.

Nguồn: https://www.contractlogix.com/